Сервисное окно планирования и контроля

Публикация № 1238318

Сообщество - Личная эффективность

Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

«Сервисные окна»

Очень простой и полезный способ все успевать!

Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - "сервисные" окна. 
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня. 

Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.

Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.

Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

 

 Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить "напоминалку" в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать "проверить Васю", а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается "форс-мажор": Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение  (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше. 

 

Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на "прямо сейчас" стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

  • Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
  • Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
  • Ответ на звонок VIP-персоны
  • И так далее

   

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

 

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.

Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.

 

Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

  • Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
  • Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода. 
  • Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
  • Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
  • Ставим в график отдельные постоянные "окна", как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
  • Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей "сервисной паузе"

ВСЕГДА!

Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и "сервисные окна" для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!

И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.

И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.

Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!

Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное "сервисное окно" - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Кто хочет опробовать на себе, будьте смелее и просто сделайте это.

Кто хочет узнать детали или обсудить – приглашаю обсудить в комментариях или приходите на мой курс.

 

 

Искренне Ваша, Елена Дуюн

 

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

daСклонение: склонение ФИО, должностей, чисел, прилагательных, существительных на языке 1С + ТестЦентр Промо

Универсальные функции v8 1cv8.cf Абонемент ($m)

Функция предназначена для склонения выражений, которые часто требуется при формировании печатных форм договоров и прочих печатных форм. Функция склоняет по падежам ФИО, должности, числительные, валюты, единицы измерения, предметы. Также функция склоняет глаголы и прилагательные по числам и родам и существительные по числам. Имеется режим определения рода переданного выражения. Поддержка форматной строки для вывода результата. Функция не использует внешние библиотеки и веб-сервисы, написана на чистом языке 1С, и поэтому легко встраивается в любую конфигурацию или внешнюю обработку. Правила склонения оформлены в виде таблицы и могут быть легко изменены при необходимости.

1 стартмани

14.02.2015    99383    96    daMaster    88    

Сравнение реального дохода со средним доходом из API.HH.RU

Зарплата Управленческие v8 v8::СПР ЗУП3.x УУ Абонемент ($m)

Внешняя обработка на управляемой форме для 1С:Предприятие 8.3 по интеграции с HH.RU используя HH REST API. Ключевые функции: получение списка вакансий по должностям (Ключ для работы не нужен); расчет среднего дохода; Тестирование проводилось на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.13.1513) Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.11.68) совместно с API.HH.RU.

1 стартмани

11.11.2019    3685    4    solaru    2    

Конфигурация для рекламного агентства

Управление услугами и сервисом Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Производство готовой продукции (работ, услуг) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Производство готовой продукции (работ, услуг) v8 Реклама, PR и маркетинг УУ Абонемент ($m)

Данная конфигурация выполнена для решения тестового задания: Цель задания: 1) Понять, на каком из клиентов сколько мы заработали;  2) Понять, по какому виду СМИ сколько мы заработали;  3) Проследить по каждой услуге: у кого за сколько купили и кому за сколько продали, с возможностью перейти в соответствующий документ. Реализовано с помощью: 1. Справочники - контрагенты, номенклатура 2. Документы - Поступление услуг, реализация услуг 3. Отчеты - отчет по контрагентам, номенклатуре и движений.

1 стартмани

21.05.2019    3991    0    solaru    0    

Загрузка номенклатуры в УТ 10.3 из Excel файла с генерацией штрихкодов

Загрузка и выгрузка в Excel Обработка справочников Оптовая торговля Розничная торговля Учет ТМЦ Оптовая торговля Розничная торговля Учет ТМЦ v8 УТ10 Россия Абонемент ($m)

Обработка позволяет генерировать новые номенклатурные позиции на основе данных из файла Excel с последующей генерацией штрихкодов (ШК). Может быть полезна при больших поступлениях товаров на склад, где ручное создание и присваивание штрихкода  (ШК) может занимать много времени.

1 стартмани

24.03.2017    7562    7    solaru    0    

Под капотом управляемых форм

Практика программирования v8 1cv8.cf Бесплатно (free)

Управляемые формы уже давно и плотно вошли в жизнь 1С-разработчика. Однако, судя по недавним публикациям на Инфостарте, многие до сих пор мало знакомы с ними. Предлагаю разобраться с тем, что же это такое.

26.08.2013    261089    0    Evil Beaver    266    

[NotaBene] Универсальный отчет по таблице значений

Практика программирования v77::ОУ v77::БУ v77::Расчет 1cv7.md Россия Абонемент ($m)

1C v.7.7 Готовое решение. Не требует настройки. Не требует допрограммирования. Данная обработка решает часто встречающуюся задачу вывода в "красивом" виде таблицы значений (полученной, например, из запроса). Поддерживается произвольное группирование данных, отключение/включение группировок, в т.ч и создание "шахматок" (типа "продажи понедельно"). Обработка может использоваться как и в отладочных целях (для нормального просмотра ТЗ), так и в составе вполне рабочих отчетов. По крайней мере, я неоднократно клиентам данную обработку ставил вместо того, чтобы каждый раз писать замороченные выводы данных. И клиенты довольны, и мне - проще...

2 стартмани

07.05.2007    27975    1    CheBurator    61