Выявление ошибок выплаты по документам начисления (может влиять на 6-НДФЛ)

Публикация № 1294757

Учет и отчетность - Зарплата

выплаты НДФЛ

Не все знают, что некорректное заполнение расшифровки суммы к выплате в ведомости может влиять на заполнение 6-НДФЛ. Этот отчет помогает навести порядок в ведомостях на выплату зарплаты, и тем самым исключить проблемы, которые могут возникнуть в следующих месяцах. Работает на всех версиях ЗУП 3.1 и ЗУП 3.1 государственного учреждения, начиная с версии 3.1.10.

Сам я работаю программистом в организации, которая занимается ведением бухучета для сторонних организаций (аутсорс). Также консультирую бухгалтеров, которые считают зарплату у себя на предприятии. 

Вопросы, связанные с заполнением ведомостей, и с проверкой 6-НДФЛ я получаю постоянно, а разбираться в каждой ситуации вручную  просто нереально. Поэтому я разработал комплект отчетов по проверке выплаты и НДФЛ, часть из которых выкладываю здесь, чтобы поделиться опытом, и, возможно, облегчить кому-то жизнь.

Частично эту статью можно считать продолжением публикации Выявление переносов дат получения незарплатных доходов, т.к. рассматривается пример - из-за чего такой перенос может возникнуть. Рассмотрим также и другие ситуации, которые приводят к проблемам при следующей выплате и соответственно, к неверному (или непонятному для бухгалтера) заполнению 6-НДФЛ.


Сначала нужно разобраться, как заполняется сумма в ведомости на выплату, и какие последствия возникнут, если ведомость будет заполнена с ошибками. Наберитесь терпения, текст будет довольно объемным.

Основанием для выплаты является документ начисления ("Начисление зарплаты и взносов", "Отпуск", "Увольнение", "Разовое начисление" и т.п.). Сумма к выплате складывается из суммы начисления, за минусом суммы удержания, плюс корректировка выплаты. Что такое корректировка выплаты - сейчас углубляться не буду, это также тема для отдельной статьи. Для упрощения можем считать, что сумма к выплате по документу начисления равна сумме начисления минус сумма удержания по этому документу.

Ведомость на выплату собирает суммы к выплате по документам начисления, минусует ранее выплаченный аванс и ограничивает сумму остатком по регистру накопления "Зарплата к выплате". В зависимости от способа выплаты этот алгоритм может выглядеть немного иначе, например, при выплате отпускных остаток может не учитываться, тогда в выплату попадет вся сумма по документу "Отпуск".

В итоге в ведомости на выплату бухгалтер видит таблицу в разрезе физических лиц: по каждому указана сумма к выплате. Чтобы посмотреть, из чего сложилась итоговая сумма, нужно нажать кнопку "Изменить зарплату".

 

По картинке видим, что сумма, которую сотрудник получит на руки, сложилась из двух сумм: из начисления зарплаты за август за минусом ранее выплаченного аванса (зарплаты за первую половину месяца). Если сумма к выплате по каждому из документов, вошедших в расшифровку, заполнена правильно, то и проблем в дальнейшем не возникнет.

Но в жизни все идеально не бывает. Вот две ситуации, которые приводят к ошибочному заполнению суммы к выплате:
1. Бухгалтер не согласился с суммой к выплате по физическому лицу в целом и исправил ее вручную, прямо в строке ведомости, не заморачиваясь открытием расшифровки. Что после этого будет в расшифровке суммы к выплате? Скорее всего, все суммы пересчитаются пропорционально соотношению новой суммы и старой.
2. После проведения ведомости на выплату бухгалтер пересчитал документ начисления, и сумма в нем изменилась.

В настройке расчета зарплаты есть флажок "Проверять соответствие начислений и выплат", и она не позволяет выплатить больше, чем есть по документу начисления. Но в ситуации № 2 сумма начисления может увеличиться, и тогда сумма в ведомости станет неверной.

Теперь посмотрим, что происходит, если сумма по документу начисления была выплачена неполностью, или было выплачено больше (при отключенном контроле начислений и выплат). Очередная ведомость на выплату будет содержать остаток по этому документу начисления (положительный или отрицательный). Казалось бы, это хорошо, но есть один нюанс - итоговая сумма к выплате будет ограничена остатком к выплате по физлицу. А это означает, что сумма к выплате по текущим документам начисления также будет откорректирована, и эта корректировка перетечет на следующую выплату, и так далее.

При этом бухгалтер анализирует расчетный листок, видит правильные остатки по взаиморасчетам и пребывает в полной уверенности, что зарплата выплачивается верно. А в конце квартала вручную сводит форму 6-НДФЛ, ругаясь, что эта ваша 1С правильно не работает...

К сожалению, не все знают, что есть прямая взаимосвязь между правильным заполнением ведомостей на выплату и заполнением 6-НДФЛ. Рассказываю, как эта связь работает в ЗУП 3.1:

  1. Сумма НДФЛ, удержанного при выплате, может быть неполной;
  2. Дата получения незарплатного дохода может быть перенесена.


В ведомости на выплату есть еще колонка "НДФЛ", и в ней записана сумма НДФЛ, удержанная у сотрудника при выплате. Это сумма, которую в дальнейшем необходимо перечислить в бюджет в оговоренные законом сроки.

Расчет этой суммы выполняется также в разрезе документов начисления, которые вошли в ведомость на выплату. Более того, если в ведомости выплачена не вся сумма по документу начисления, то и в удержанный при выплате НДФЛ также войдет не весь НДФЛ, который был начислен в документе начисления.

В следующей ведомости на выплату документ начисления будет оплачен полностью, и НДФЛ будет доудержан также полностью. Если при этом выплачивается не зарплата, а отпускные (больничный, любой другой незарплатный доход) - то часть начисленного дохода переедет с исходной даты получения дохода на дату последней выплаты, что соответствует требованиям статьи 223 НК РФ.

В итоге может возникнуть ситуация, когда бухгалтер ожидает увидеть в 6-НДФЛ одни суммы, а видит другие, и не понимает при этом, почему так получилось - ведь по ведомостям на выплату в целом по физлицу все выплачено верно.

Можно посоветовать бухгалтеру анализировать расшифровку суммы к выплате, но свести суммы вручную и проанализировать, насколько корректно заполнена эта расшифровка - означает просто издеваться над человеком. Особенно трудно, когда организация большая.

Поэтому я разработал отчет, который помогает выявлять такие ситуации:

  1. по документу начисления нет ведомости на выплату;
  2. ведомость на выплату есть, но выплачено не всё;
  3. выплачено всё, но двумя или более ведомостями, в разные даты.


Дальше рассмотрим работу отчета на конкретном примере. Работаем в Зарплате Государственного учреждения 3.1, средний заработок разбит на три статьи финансирования.

Сотруднику начислили отпускные, сумма начисления 7380,25, НДФЛ 777, сумма к выплате по этому отпуску 6603.25, плановая дата выплаты 27.08.2020. Из-за ошибок в заполнении предыдущих ведомостей на дату 27.08.2020 выплатили не всю сумму, а только 5000. Остаток вошел в ведомости на выплату зарплаты за сентябрь, дата выплаты 12.10.2020.

Вот так эту ситуацию выявляет отчет по ошибкам выплаты (см. картинку ниже). По статье финансирования бюджет, КОСГУ 211, мы видим, что сумма к выплате составляет 3 912,28, при этом выплачено 3 000 на дату 27.08, и остаток 912,28 на дату 12.10.

 

Так как выплачиваются отпускные, то можно предположить, что часть дохода по отпускным переедет на 12 октября. Используя отчет по выявлению переносов дат получения дохода из публикации выявление переносов дат получения дохода видим, что так оно и есть:

 

Статья получилась длиннее, чем ожидал, поэтому я не стал включать в нее другие примеры. Переходу к выводам и рекомендациям относительно того, как нужно проверять ведомости на выплату:

  1. Проверку нужно выполнять после того, как ведомость на выплату создана и проведена. Но ДО того, как выплата проведена фактически. Это позволяет исправить ошибки вовремя.
  2. Есть ситуации, когда документ начисления не вошел в ведомость на выплату или вошел не полностью, но ошибки нет. Так получается, если сотруднику ранее выплатили больше, чем положено. Например, выплатили аванс и не учли, что сотрудник в первую половину месяца болел. Необходим дополнительный анализ. На эту тему также планирую в будущем написать статью - как проверить сумму к выплате.
  3. Отчет по ошибкам выплаты в разрезе документов начисления учитывает не только документ начисления, а еще и табельный номер сотрудника, подразделение. Если отчет работает в ЗГУ, или в обычном ЗУП, где включены статьи финансирования - учитывает еще и статью финансирования. Это помогает выявить ошибки выплаты, если сменилось распределение по подразделениям, статьям финансирования, табельным номерам одного физлица.


Этот отчет применяю постоянно, в составе комплекта других отчетов по контролю НДФЛ и выплат, и могу со всей ответственностью заявить - что если контролировать заполнение ведомостей постоянно, то к моменту подачи отчета 6-НДФЛ вам не придется в авральном режиме разбираться, что же пошло не так.

Вопросы, предложения, обоснованную критику можно писать в комментарии.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Выявление ошибок выплаты по документам начисления (может влиять на 6-НДФЛ):

.erf 16,52Kb
16.09.20
11
.erf 1.0 16,52Kb 11 Скачать

Специальные предложения

Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. leosoft 147 16.09.20 11:02 Сейчас в теме
Здравствуйте!
Скачал отчет, есть вопросики:

1. Какой период задаем в шапке отчета? Я задал август 2020 - в отчете появились все периоды с января 2020.
2. Почему-то когда "Выплачено правильно двумя и более ведомостями" в некоторых
строчках сумма "К выплате" = 0? У Вас в примере (выделен красным 0, -3000)

В качестве пожелания - т.к. мы контролируем 6-НДФЛ - неплохо бы выводить и НДФЛ начисленный и удержанный.
2. VinnieThePOOH 51 16.09.20 11:55 Сейчас в теме
(1) Здравствуйте, без картинки сложно ответить.

1. Периоды с января могут появиться из-за того, что есть проблемы с января.

UPD: так как проверка выплат предполагает, что это связано с НДФЛ, проверяется весь год. К тому же, в качестве периода рассматривается и период выплаты, и период начисления. Поэтому проверяю весь год, вы совершенно правильно заметили этот момент, а я его упустил в описании. Считаю, что проверка всего года лишней не будет, особенно интересно видеть, как в выплату текущего года прилетают выплаты незарплатных доходов из прошлого.

2. По второму вопросу - такое бывает в случаях:
а) документ начисления был сторнирован, тогда сумма к выплате по нему = 0
б) был документ начисления, сделали по нему ведомость, документ начисления удалили или распровели, сумма к выплате исчезла
в) возможно, что при исправлении документа начисления другим документом - сумма по первичному стала равна нулю

Если готовы выслать картинки или дать доступ, пишите в скайп. Или выкладывайте картинку сюда,замазав фамилии.

Что касается пожелания - такой отчет у меня тоже есть. Конкретно эта публикация и предыдущая - это два варианта одного большого отчета, который, кроме всего прочего, контролирует начисленный НДФЛ, оценивает корректность взаиморасчетов, корректность выплаты по документам начисления, проверяет корректировки выплаты и даже взносы.

Пишите в скайп, обсудим.
3. leosoft 147 16.09.20 13:15 Сейчас в теме
(2) Спасибо за оперативный ответ! Пока вроде вопросов нет, если появятся - напишу.
Оставьте свое сообщение

См. также

daСклонение: склонение ФИО, должностей, чисел, прилагательных, существительных на языке 1С + ТестЦентр Промо

Универсальные функции v8 1cv8.cf Абонемент ($m)

Функция предназначена для склонения выражений, которые часто требуется при формировании печатных форм договоров и прочих печатных форм. Функция склоняет по падежам ФИО, должности, числительные, валюты, единицы измерения, предметы. Также функция склоняет глаголы и прилагательные по числам и родам и существительные по числам. Имеется режим определения рода переданного выражения. Поддержка форматной строки для вывода результата. Функция не использует внешние библиотеки и веб-сервисы, написана на чистом языке 1С, и поэтому легко встраивается в любую конфигурацию или внешнюю обработку. Правила склонения оформлены в виде таблицы и могут быть легко изменены при необходимости.

1 стартмани

14.02.2015    103458    98    daMaster    90    

Сравнение реального дохода со средним доходом из API.HH.RU

Зарплата Управленческие v8 v8::СПР ЗУП3.x УУ Абонемент ($m)

Внешняя обработка на управляемой форме для 1С:Предприятие 8.3 по интеграции с HH.RU используя HH REST API. Ключевые функции: получение списка вакансий по должностям (Ключ для работы не нужен); расчет среднего дохода; Тестирование проводилось на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.13.1513) Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.11.68) совместно с API.HH.RU.

1 стартмани

11.11.2019    4137    5    solaru    2    

Конфигурация для рекламного агентства

Управление услугами и сервисом Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Производство готовой продукции (работ, услуг) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Производство готовой продукции (работ, услуг) v8 Реклама, PR и маркетинг УУ Абонемент ($m)

Данная конфигурация выполнена для решения тестового задания: Цель задания: 1) Понять, на каком из клиентов сколько мы заработали;  2) Понять, по какому виду СМИ сколько мы заработали;  3) Проследить по каждой услуге: у кого за сколько купили и кому за сколько продали, с возможностью перейти в соответствующий документ. Реализовано с помощью: 1. Справочники - контрагенты, номенклатура 2. Документы - Поступление услуг, реализация услуг 3. Отчеты - отчет по контрагентам, номенклатуре и движений.

1 стартмани

21.05.2019    4967    0    solaru    0    

Загрузка номенклатуры в УТ 10.3 из Excel файла с генерацией штрихкодов

Загрузка и выгрузка в Excel Обработка справочников Оптовая торговля Розничная торговля Учет ТМЦ Оптовая торговля Розничная торговля Учет ТМЦ v8 УТ10 Россия Абонемент ($m)

Обработка позволяет генерировать новые номенклатурные позиции на основе данных из файла Excel с последующей генерацией штрихкодов (ШК). Может быть полезна при больших поступлениях товаров на склад, где ручное создание и присваивание штрихкода  (ШК) может занимать много времени.

1 стартмани

24.03.2017    8025    7    solaru    0    

Под капотом управляемых форм

Практика программирования v8 1cv8.cf Бесплатно (free)

Управляемые формы уже давно и плотно вошли в жизнь 1С-разработчика. Однако, судя по недавним публикациям на Инфостарте, многие до сих пор мало знакомы с ними. Предлагаю разобраться с тем, что же это такое.

26.08.2013    268137    Evil Beaver    271    

[NotaBene] Универсальный отчет по таблице значений

Практика программирования v7.7 1cv7.md Россия Абонемент ($m)

1C v.7.7 Готовое решение. Не требует настройки. Не требует допрограммирования. Данная обработка решает часто встречающуюся задачу вывода в "красивом" виде таблицы значений (полученной, например, из запроса). Поддерживается произвольное группирование данных, отключение/включение группировок, в т.ч и создание "шахматок" (типа "продажи понедельно"). Обработка может использоваться как и в отладочных целях (для нормального просмотра ТЗ), так и в составе вполне рабочих отчетов. По крайней мере, я неоднократно клиентам данную обработку ставил вместо того, чтобы каждый раз писать замороченные выводы данных. И клиенты довольны, и мне - проще...

2 стартмани

07.05.2007    29208    3    CheBurator    63